Jak, kiedy i gdzie zorganizować konferencję na Mazurach?

Konferencja to zorganizowana przyjaciółka, dla której kolejność i harmonogram grają pierwsze skrzypce. Nieodpowiednie przygotowanie i chaos sprawią, że będzie ona zła, a wspomnienie o niej przywoła niemiłe myśli.

Niestety zorganizowanie konferencji jest często sporym wyzwaniem. Należy uwzględnić wiele czynników, takich jak potrzeby uczestników oraz proporcjonalną ilość wiedzy, po którą oni przybyli. Jak zorganizować konferencję, która będzie dopięta na ostatni guzik?

Podstawa podstaw, czyli odpowiednia tematyka spotkania. Wiąże się z nią kilka kwestii. Cała oprawa, która będzie otaczać uczestników, podobnie jak dobrze dobrany ubiór, będzie przyciągać osoby zainteresowane jej osobą. Jaki zatem powinien być temat konferencji? Coś co porusza umysły i serca wielu osób musi być tematem najczęściej rozgrywanych rozmów w ostatnim czasie. Zagadnienie, które zainteresuje słuchaczy poruszaniem tematów społecznych, które omawia dające do myślenia sprawy.

Oczywiście nie obejdzie się bez zastanowienia się nad jedną z najistotniejszych kwestii. Do kogo będziesz kierować tematykę swojego spotkania? Bez nich spotkanie się nie uda.

W skrócie forum dyskusyjne powinno mieć określoną tematykę oraz grupę docelową, do której będzie ona kierowana.

Powyższe elementy będą niezbędne do dalszego planowania konferencji. Przechodzimy następnie do ustalenia jej harmonogramu. Jak określić czas, by spotkanie miało profesjonalny wydźwięk? Jak w przepisie na ciasto, będą się na niego składać: czas potrzebny na upieczenie ciasta (czas jednego wystąpienia), odpowiednio ustawiony timer (określający godzinę końca konferencji) oraz odpowiednie dodatki (kawa, przerwy oraz przewidywane przekąski). Dobrze dobrane składniki pozwolą na zorganizowanie dobrej konferencji.

Po ustaleniu tematu przewodniego konferencji, kolejnym wyzwaniem jest wybranie odpowiedniego terminu. Jest to trudne zadanie. Zwłaszcza w wybranym gronie, gdzie trzeba dopasować czas dla wszystkich uczestników.

Po wybraniu odpowiedniego czasu na organizację spotkania, należy podać lokalizację jak najszybciej, tak by potencjalni uczestnicy mogli zarezerwować swój czas na tę okazję. Również w tym momencie, należy określić, ile mniej więcej osób będzie uczestniczyło w sympozjum. Ile osób będzie zainteresowanych tematem? Te informacje pomogą w zorganizowaniu budżetu, który jest ograniczony na tę okazję. To od niego zależy w jakim miejscu zostanie zorganizowane spotkanie oraz jak długo ono będzie trwało – jeden dzień czy może nawet dwa. W drugim przypadku ważnym elementem będzie pamiętanie o noclegu dla prelegentów.

Jakie ważne decyzje trzeba podjąć w czasie organizacji konferencji? Czy będzie ona odpłatna dla uczestników? Czy spotkanie będzie posiadało sponsorów? Spotkania, które posiadają fundatorów przynoszą korzyści wielu stronom. Organizator ma zapewnione środki do jej organizacji, sponsor może przestawić na spotkaniu swoją ofertę, a uczestnicy mogą zdobyć wiedzę, której nigdzie indziej nie zdobędą.

Konferencje gromadzą szereg osób zainteresowanych konkretną dziedziną. Zagłębianie się w uczestników w ulubione tematy to nie jedyny powód ich uczestnictwa. Pojawiają się na niej by również odpocząć. Dla wielu osób jest to jeden z niewielu momentów, pozwalających im na oddech od codzienności i ciężkiej pracy. Właśnie z tego powodu miejsce organizacji ma znaczenie. Inaczej będzie wyglądała i prezentowała się konferencje w szkole, a inaczej ta w hotelu czy chociażby dedykowanym centrum konferencyjnym. Wybierając miejsce równie ważną rzeczą będzie dogodny dojazd. Bez miejsc parkingowych się nie obejdzie. Nikt przecież nie schowa swojego samochodu do kieszeni. Równie ważne będzie zadbanie o obecność miejsc, w których uczestnicy będą mogli odpocząć w czasie przerw. Dobrym rozwiązaniem będą przestrzenie, gdzie nie będzie im przeszkadzał hałas pochodzący z ulicy. Oświetlenie, toalety, klimatyzacja i wiele innych. Nie wolno również zapomnieć o udogodnieniach dla niepełnosprawnych. Z technicznego punktu widzenia potrzebne będą również mikrofony, nagłośnienie, mównica i projektory. Oczywiście wiele miejsc, w których można zorganizować spotkania konferencyjne posiada cały potrzebny sprzęt. A teraz jedna z najważniejszych kwestii… jedzenie. Żadna konferencja nie obejdzie się bez dobrego zaopatrzenia w postaci obiadu, ciasta oraz kawy.

Gdzie w takim razie znaleźć odpowiednie miejsce? Porozmawiajmy teraz o Mazurach. To idealne miejsce na organizacje każdego rodzaju konferencji. W szczególności polecamy do tego celu Hotel SPA Santa Monica w Mikołajkach. Obecność lasów i jezior to doskonała oprawa do takich spotkań. Hotel Santa Monica na Mazurach z radością pomoże w stworzeniu wyjątkowych spotkań konferencyjnych. Zapewnia salę, sprzęt, wyżywienie oraz nocleg. Nie zabraknie również miejsc do relaksu zarówno w murach hotelu jak i poza nim.